Con l’entrata in vigore del Codice dell’Amministrazione Digitale è stata data attuazione ai meccanismi finalizzati a realizzare concretamente la tanto auspicata scomparsa della carta a favore di più avanzate tecnologie informatiche. Nel corso dell’anno 2016, il 40% degli investimenti delle imprese del nostro Paese sarà finalizzato a progetti di dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti. È, infatti, già in atto un percorso di dematerializzazione, finalizzato ad eliminare i documenti cartacei esistenti negli archivi delle amministrazioni, sostituendoli con opportune registrazioni informatiche, ed evitare o quantomeno ridurre la produzione di nuovi.
Altresì nota come conservazione sostitutiva, archiviazione ottica o gestione dei flussi informativi, la dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti offre la concreta opportunità a liberi professionisti, imprese, uffici giudiziari ed enti pubblici di conservare i propri documenti ed eliminare gli ingombranti archivi cartacei nel pieno rispetto dei dispositivi di legge, semplificando al massimo l’attività di conservazione.
Con l’archiviazione digitale è possibile abolire l’uso della carta, con procedure approvate dall’Ordinamento Giuridico Italiano. Grazie all’uso di supporti informatici, è possibile archiviare rapidamente e con un ridotto consumo di spazio tutta la documentazione rilevante, riducendo sensibilmente i costi relativi a carta, inchiostro e corrente elettrica.
Snellendo e digitalizzando le procedure di archiviazione, le aziende avranno modo di ridurre notevolmente le spese relative agli spazi da destinare alla conservazione fisica dei documenti cartacei da archiviare. Molte ditte, infatti, per mancanza di spazio in azienda, devono ricorrere talvolta all’affitto di magazzini dislocati per il deposito della contabilità. Non è raro che i liberi professionisti utilizzino il proprio garage come archivio dei documenti. Per legge, infatti, la documentazione deve essere custodita e conservata per un periodo di almeno dieci anni.
Inoltre, la digitalizzazione delle procedure di archiviazione elimina o, perlomeno, riduce il rischio di errori di compilazione, trascrizione e stampa, operazioni che, tra l’altro, richiedono molto tempo e l’impiego di risorse.
